Interne Untersuchung – Chancen für Unternehmen und Entscheidungsträger

Betrugsrisiken (Fraud) können intern durch Mitarbeiter oder extern durch Dritte entstehen und umfassen das Risiko von Verlusten durch vorsätzliche Handlungen wie Diebstahl, Veruntreuung, Täuschung oder Cyberangriffe. Interner Betrug wird von Personen innerhalb des Unternehmens begangen, oft durch Umgehung von Kontrollen, während externer Betrug von Personen ausserhalb des Unternehmens ausgeht. 

In der Praxis zeigt sich, dass in jeder Organisation, unabhängig von der Grösse oder Branche, aufsichtsrechtliches oder strafrechtliches Fehlverhalten vorkommen kann. Cyberangriffe betreffen beispielsweise längst nicht nur Konzerne, sondern auch kleinere Unternehmen. Ebenso sind Betrug und Geldwäscherei keine Themen, die sich nur auf bestimmte Branchen beschränken, sondern jedes Unternehmen kann jederzeit davon betroffen sein.

Wer schnell handelt, begrenzt finanzielle Verluste, schützt die Reputation und senkt persönliche Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und Verwaltungsrat. Eine interne Untersuchung schafft entsprechend Transparenz und bildet die Grundlage für die richtigen nächsten Schritte.

Was sind typische Auslöser für interne Untersuchungen?

Beispiel 1: Verletzung regulatorischer Pflichten bei einem Finanzintermediär

Bei einem Finanzintermediär werden verdächtige Transaktionen festgestellt, darunter hohe Durchlauftransaktionen sowie Zahlungen mit unklarer wirtschaftlicher Begründung. Interne E-Mail-Reviews und Log-Daten zeigen, dass die Compliance-Abteilung systematisch Warnhinweise nicht rechtzeitig überprüft hat und eine Meldung an die MROS verspätet erfolgt ist. Der Verwaltungsrat ordnet aufgrund der geschilderten Situation eine interne Untersuchung an, um die Vorgänge lückenlos aufzuklären, Verantwortlichkeiten festzustellen und gegenüber der Prüfgesellschaft und der Aufsichtsbehörde Transparenz zu schaffen.

Beispiel 2: Betrug durch Mitarbeitende

Ein Mitarbeitender wird verdächtigt, Gelder des Unternehmens über fingierte Lieferantenrechnungen entwendet zu haben. Dazu fälschte er Rechnungen von echten Lieferanten für nicht erhaltene Dienstleistungen und leitet die Zahlungen auf sein eigenes Konto um. Um die Vorgänge zu verschleiern, manipuliert er Buchhaltungsunterlagen und reicht gefälschte Belege ein. Der Betrug fällt erst auf, als im Rahmen der Buchprüfung Unstimmigkeiten bei wiederkehrenden Zahlungen festgestellt werden. Auch dieser Sachverhalt ist Auslöser für eine interne Untersuchung. 

Beispiel 3: Cyberangriff durch Phishing-E-Mail

Ein Mitarbeitender klickt auf einen manipulierten Link in einer E-Mail. Die Täter verschaffen sich daraufhin Zugriff auf das IT-System, schalten sich in die laufende E-Mail-Kommunikation mit Geschäftspartnern ein und ändern Zahlungsanweisungen. Die täuschend echt wirkenden Nachrichten führen dazu, dass unberechtigte Überweisungen ausgelöst werden und dem Unternehmen ein erheblicher finanzieller Schaden entsteht. 

Auslöser interner Untersuchungen

Hinweise (Whistleblowing) sind der häufigste Auslöser für die die Anordnung einer internen Untersuchung und damit Aufdeckung von Betrugsfällen. Mehr als die Hälfte solcher Hinweise stammen von Mitarbeitenden, aber auch Kunden oder externe Geschäftspartner leisten einen wichtigen Beitrag beim Whistleblowing. 

Weitere Auslöser sind Feststellungen aus interner oder externer Revision, Auffälligkeiten in Buchhaltung oder IT-Systemen sowie Anfragen oder Verfahren von Behörden.

Schwerpunkte interner Untersuchungen

Im Zentrum einer internen Untersuchung steht die sachliche und strukturierte Aufarbeitung des Vorfalls bzw. Sachverhalts. Daneben können weitere Ziele die folgenden sein:

• Sicherung von relevanten Daten (auch für allfällige Straf- oder Zivilverfahren);
• Unterstützung bei Sofortmassnahmen;
• Analyse von Unterlagen, E-Mails und anderen Kommunikationssystemen;
• Durchführung von Befragungen;
• Beratung zu arbeitsrechtlichen Massnahmen;
• Zusammenarbeit mit Behörden (wie Strafverfolgungsbehörde oder weitere);
• Erkennen von Schwachstellen in den Weisungen und Prozessen sowie Anbringung von Empfehlungen.

Die strukturierte Aufarbeitung des Vorfalls schafft eine fundierte Basis für die nächsten Schritte. Sie erleichtert unter anderem die Entscheidung über interne und externe Kommunikation, die Einreichung allfälliger Strafanzeigen, die Einschätzung von Risiken für das Unternehmen sowie die Beantwortung von behördlichen Anfragen. 

Beizug von Spezialisten

Die Planung und Durchführung von internen Untersuchungen ist für viele Organisationen eine Herausforderung und gerade in Krisensituationen fehlen oft Zeit und Kapazitäten, um eine Untersuchung umfassend und professionell intern abzuwickeln.

Ein Beizug von externen Spezialisten bietet daher entscheidende Vorteile:

• Objektivität und Unabhängigkeit: keine internen Abhängigkeiten, neutrale Analyse und Gesprächsführung;
• Spezialisierte Expertise: fundierte Erfahrung in Forensik, Strafrecht, Arbeitsrecht und Datenschutz;
• Mehr Glaubwürdigkeit: externe Untersuchungen werden von Behörden, Gerichten und Geschäftspartnern oft als neutraler und professioneller bewertet;
• Entlastung interner Ressourcen: Ihre Mitarbeitenden können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren;
• Praxisnahe Empfehlungen: aus der beruflichen Tätigkeit als Revisionsstelle, Compliance-Funktion oder Berater werden konkrete Ansätze zur Optimierung von Weisungen und Prozessen eingebracht.

So kann sichergestellt werden, dass Vorfälle sachlich, effizient und rechtssicher aufgearbeitet werden und Sie gleichzeitig wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung Ihrer Organisation erhalten.

Fazit

Interne Untersuchungen sind ein wirksames Instrument, um Verdachtsfälle zu klären und Schaden abzuwenden. Wer im Ernstfall schnell und professionell handelt, schützt das Unternehmen, Mitarbeitende und Entscheidungsträger gleichermassen. 

Zudem tragen interne Untersuchungen dazu bei, die Reputation zu wahren, Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und Verwaltungsrat zu reduzieren, schnelle Entscheidungen zu ermöglichen und das Vertrauen von Behörden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden zu sichern.

Benötigen Sie Unterstützung bei einer internen Untersuchung in Ihrem Unternehmen? Gerne stehen wir für ein vertrauliches Gespräch oder eine erste Einschätzung zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie unter Unsere Dienstleistungen auf unserer Webseite.